内容証明郵便の出し方

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内容証明郵便の出し方

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内容証明郵便を扱う郵便局

内容証明郵便は、権利義務に関する重大な事項を内容とする場合が多く、また引受事務が繁雑であるため、原則として無集配郵便局では取り扱わないことになっています。郵便局に電話で問い合わせてから行くことをおすすめします。

郵便局に行くときに用意するもの

内容証明(最低3通 受取人数+2通)

封筒

封をせず、また切手も貼っていないもの。差出人及び受取人の住所・氏名を記載したもの

郵便料金

例:謄本が2枚の場合

郵便料金 82円+内容証明料金 690円(430円+260円)+書留郵便料金 430円+配達証明料金 310円=1,512円

印鑑

印鑑は、あらかじめ必要箇所に押しておきますが、窓口で、文字や記号の訂正を求められたり、契印もれを指摘されたりすることがありますので、持参することをお勧めします。また、代理人の名前で出すときには、代理人の印鑑が必要です。

郵便局での手続きの流れ

内容証明3通と、封筒1通を窓口に提出します。このときに「配達証明付、内容証明郵便でお願いします」と言ってください。

郵便局員が次の証明作業を行います。

  • 字数、行数、押印など、内容証明郵便の形式に従っているかをチェックします。
  • 提出された内容文書と謄本2通とを照合して、文書が相違していないかチェックします。
  • 謄本に記載してある差出人及び受取人の住所・氏名と、封筒に記載してある差出人及び受取人の住所・氏名を照合し、相違していないかチェックします。
  • チェック完了後、内容文書及び謄本の各末尾余白に「この郵便物は平成○年○月○日第○○号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します。郵便事業株式会社」の証明文を記載し、その下に通信日付印を押印をします。

証明作業終了後は、次の手続きを行います。

  • 内容文書と封筒が差出人に交付されますので、郵便局員立会いの上で、差出人が納入封かんし、送達します。
  • 書留郵便物受領証を受け取ります。この書留郵便物受領証は、郵便物が何らかの事情により受取人に配達されなかった場合に生ずる損害賠償を請求するときに必要です。また、郵便局に保管した内容証明を閲覧したり、内容証明を紛失した場合に再度証明をしてもらうときに必要ですので、大切に保管してください。

謄本2通のうち、 1通は差出人の保管用で返却され、もう1通は郵便局で保存されます。

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